Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Markus Tillkorn
Adamsgasse 5
59387 Ascheberg
Deutschland

E-Mail: m.tillkorn@gmail.com

Diese Hinweise betreffen die Informationswebsite dms.tillkorn-dev.de und die privat betriebene Anwendung Tillkorn DMS einschließlich der Dokumentenfunktionen von Tillkorn Immobilien.

2. Öffentliche Website

Die Informationsseiten unter dms.tillkorn-dev.de werden mit Cloudflare Pages bereitgestellt. Anbieter ist Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Beim Abruf verarbeitet Cloudflare Verbindungs- und Zugriffsdaten, etwa IP-Adresse, angeforderte Seite, Zeit und technische Browserangaben. Dies ermöglicht die Auslieferung, Zwischenspeicherung und Absicherung der Seiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in einem stabilen und sicheren Informationsangebot. Cloudflare betreibt ein weltweites Netzwerk; dabei können Daten auch außerhalb der EU, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. Hinweise zu Verarbeitung und Aufbewahrung enthält die Cloudflare-Datenschutzerklärung. Die Speicherdauer richtet sich nach den Betriebs- und Sicherheitszwecken sowie gesetzlichen Anforderungen. Für Auftragsverarbeitung und internationale Übermittlungen beschreibt Cloudflare Schutzregelungen im Data Processing Addendum, darunter EU-Standardvertragsklauseln.

Die Seitendateien enthalten keine eigenen Analyse- oder Werbeskripte, keine eingebetteten Medien, keine extern geladenen Schriftarten, keine Formulare und keine eigenen Cookies. Eine zusätzliche Besucheranalyse durch die Anwendung ist nicht vorgesehen. Technische Verarbeitung und Schutzmaßnahmen des Hostingdienstleisters sind davon zu unterscheiden.

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail werden die übermittelten Angaben zur Bearbeitung des Anliegens verarbeitet. Je nach Anliegen erfolgt dies zur Vertragsanbahnung oder -durchführung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO) oder aufgrund des berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen (Buchst. f).

3. Zugriff auf Gmail und Google Drive

Der Zugriff beginnt erst nach der persönlichen Freigabe des vorgesehenen Google-Kontos über Googles Anmeldeseite. Tillkorn DMS fordert kein Google-Passwort an und erhält dieses nicht. Die Anwendung verwendet geschützte OAuth-Zugangstoken für den späteren Abruf.

Gmail: vollständige Nachrichten

Die Berechtigung gmail.readonly erlaubt das Lesen des freigegebenen Postfachs. Der Import liest vollständige E-Mail-Originale einschließlich Nachrichtentexten, Anhängen und Kopfzeilen, etwa Absender, Empfänger, Betreff, Datumsangaben und Nachrichtenkennungen. Die Auswahl schließt Spam, Papierkorb und Entwürfe aus; sie ist nicht nur auf ungelesene Nachrichten oder E-Mails mit Anhängen begrenzt.

Die Anwendung versendet keine E-Mails und verändert, verschiebt oder löscht keine Nachrichten im Google-Postfach.

Google Drive: konfigurierter DMS-Ordner

Die Berechtigung drive.readonly erlaubt grundsätzlich das Lesen zugänglicher Drive-Dateien. Die Anwendung beschränkt ihren Import auf unterstützte Dateien im festgelegten Ordner „DMS“ und dessen Unterordnern. Dazu liest sie Dateiinhalte und Metadaten wie Name, Dateityp, Kennung, Änderungszeit, Größe, Prüfsumme und Ordnerzugehörigkeit. Ordner-Metadaten dienen auch der Prüfung dieser Begrenzung.

Verknüpfungen werden nicht verfolgt. Dateien außerhalb des ausgewählten Ordnerbaums werden nicht zur Dokumentenablage importiert. Die Anwendung verändert oder löscht keine Google-Drive-Dateien.

4. Zwecke und Verarbeitung

Die Google-Daten dienen der persönlichen Dokumentenorganisation und Immobilienverwaltung: Originale archivieren, Texte durchsuchbar machen, Belege und Schriftverkehr zuordnen sowie Unterlagen für Zahlungsabgleiche, Steuererklärungen und Nebenkostenabrechnungen vorbereiten.

Die Anwendung speichert Originale, Quellenverknüpfungen und Prüfsummen sowie daraus abgeleitete Texte, Vorschaudaten und Zuordnungsvorschläge. Texterkennung und KI-Auswertung erfolgen auf den privaten Servern des Betreibers. Durch diese Anwendung werden Dokumenteninhalte nicht zur Auswertung an einen externen KI-Dienst übermittelt.

KI-Ergebnisse unterstützen die Bearbeitung. Sie ersetzen keine fachliche Prüfung. Die Anwendung trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung gegenüber betroffenen Personen.

Die Google-Freigabe autorisiert den technischen Kontozugriff. Sie ersetzt keine erforderliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Angaben anderer Personen. Bei Verwaltungsunterlagen richtet sich diese nach dem jeweiligen Vorgang, insbesondere Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), gesetzlichen Pflichten (Buchst. c) oder berechtigten Interessen an geordneter Verwaltung und Nachweisführung (Buchst. f). Eine gegebenenfalls gesondert erteilte Einwilligung ist widerruflich.

5. Speicherung, Schutz und Empfänger

Importierte Unterlagen und daraus abgeleitete Verwaltungsdaten werden auf privat betriebenen Servern und in den zugehörigen Sicherungen gespeichert. Dokumentenzugriff erfordert eine Anmeldung und den autorisierten privaten Netzwerkzugang. Google-Zugangstoken liegen getrennt von den Verwaltungsdatensätzen in einer zugriffsbeschränkten Datei.

Die öffentlichen Informationsseiten enthalten weder das Dokumentenarchiv noch Zugangstoken. Sie eröffnen keinen Zugriff auf die Immobilienverwaltung. Google erhält die zur Anmeldung und zum API-Abruf erforderlichen Anfragen. Ein beauftragter technischer Dienstleister erhält nur im ausdrücklich autorisierten, erforderlichen Umfang Zugang zur Wartung; dies ist keine Veröffentlichung der Unterlagen.

Google-Nutzerdaten werden nicht verkauft, für Werbung oder zur Bonitätsbewertung verwendet und nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle eingesetzt. Die Verwendung und eine etwaige Übertragung von Informationen aus Google-APIs richten sich nach der Google API Services User Data Policy, einschließlich ihrer Limited-Use-Anforderungen.

Für die eigenständige Verarbeitung durch Google gelten zusätzlich Googles Datenschutzhinweise. Die private Anwendung verlagert die importierten Originale nicht zu einem weiteren Cloud-Archiv.

6. Widerruf, Aufbewahrung und Löschung

Die Google-Verbindung lässt sich in den Drittanbieter-Verbindungen des Google-Kontos widerrufen. Danach kann die Anwendung keine neuen API-Zugriffstoken mehr beziehen. Der Import kann außerdem im privaten System deaktiviert werden.

Der Widerruf löscht bereits importierte Unterlagen und Sicherungskopien nicht automatisch. Die Löschung archivierter Daten ist ein separater Vorgang. Entsprechende Anfragen können an die oben genannte Kontaktadresse gerichtet werden.

Es gibt keine einheitliche automatische Löschfrist für alle Dokumente. Die Aufbewahrung richtet sich nach dem Verwaltungszweck und gegebenenfalls bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Daten sind zu löschen, wenn der Zweck entfällt und keine Aufbewahrungspflicht oder sonstige Rechtsgrundlage mehr besteht. Sicherungskopien unterliegen ihrer eigenen Aufbewahrung und werden nicht bei jeder Löschung im laufenden Archiv sofort überschrieben. Bei Wiederherstellungen sind bereits umgesetzte Löschungen zu berücksichtigen.

7. Rechte betroffener Personen

Nach den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, besteht ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann für die Zukunft widerrufen werden.

Für Anliegen wenden Sie sich bitte an m.tillkorn@gmail.com. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere am Ort des gewöhnlichen Aufenthalts, Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Informationen und Kontaktmöglichkeiten bietet die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.